Backoffice viittaa osastoihin yrityksessä, jotka työskentelevät kulisseissa. Backofficella työskentelevät henkilöt harvemmin tapaavat asiakkaita tai ulkopuolisia henkilöitä. Termillä voidaan tarkoittaa itse osastoa tai siellä työskenteleviä henkilöitä.

Henkilöt, jotka työskentelevät backofficella tekevät yleensä hallinto, IT sekä tukityötä. IT tarkoittaa tietotekniikkaa. Etenkin pankeissa ja rahoituslaitoksissa työskentelevät käyttävät usein backoffice termiä.

”Back office” on vastakohta termille ”Front office”. Front office koostuu henkilöistä ja osastoista, jotka kohtaavat asiakkaita tai ulkopuolisia henkilöitä. Esimerkiksi markkinointiosasto kuuluu tähän. Näitä voisi kuvailla myös yrityksen taka- tai etupuoleksi.

Back ja front officen ero ei nykypäivänä ole enää niin selkeä kuin ennen. Nykyään ne sisältävät runsaasti päällekkäisyyksiä.

Backoffice vastaa yrityksen johtamiseen liittyvästä toiminnasta, kuten selvityksistä, valvonnasta, kirjanpidosta, IT:stä ja muusta tekniikasta. Backoffice on siis tärkeä osa jokaista yritystä ja sen työnimike voidaan luokitella toimintojen (Operations) alle.

Investointipankeissa backoffice vastaa myöskin hallinnollisten tehtävien suorittamisesta kauppojen yhteydessä, näitä ovat esimerkiksi selvitykset, säännösten noudattaminen sekä positioiden selvittäminen.

Etenkin pankkien osalta nämä voidaan määrittää kolmeen eri kategoriaan.

Front office

Front office sisältää työntekijät, jotka tuottavat suoraan tuloja yritykseen. Tämä on siis osasto, joka tekee pääasiassa asiakkaiden kanssa töitä.

Front office muodostuu pääomasijoittamisesta, varallisuudenhoidosta, investoinneista sekä myynti- ja kaupankäynti osastoista.

Investointipankit määrittelevät osaketutkimuksen front office palveluksi, vaikka se ei suoranaisesti tuo tuloja yritykseen.

Middle office

Middle office yhdistää back ja front officen. Se siis tukee front officea tulojen tuottamisessa yritykselle.

Middle officella ei yleensä ole kovin selviä rajoja ja nekin muuntautuvat. Monet ovat sitä mieltä, ettei sellaista kuin middle office ole edes olemassa. Jotkut pankkiirit sanovat, että back ja front office ovat täysin sama asia.

Middle office ”uskovaiset” kertovat, että se sisältää strategista johtamista ja riskienhallintaa. Jotkut sanovat myös sen sisältävän yritysrahoituksen.

Back office

Back office koostuu osastoista, jotka eivät suoraan tuota tuloja yritykseen. Yritys ei kuitenkaan yleensä pysty toimimaan ilman sitä.

Esimerkkinä investointipankissa backoffice sisältää henkilöstöhallinnon, sisäisen valvonnan, kirjanpidon sekä toiminnot (Operations). Tietotekniikka lasketaan myös tähän kategoriaan.

Backoffice rekrytoi henkilöitä, joilla on tarvittavaa osaamista ja kykyjä. Nämä työntekijät suunnittelevat yritykselle IT järjestelmiä, käsittelevät rahoitusta sekä ylläpitävät tietokantoja.

Jotkin backofficen roolit ovat nousseet merkittävään asemaan. Tämän päivän markkinoilla investointipankit nojaavat vahvasti viimeisimpään teknologiaan.

Teknisen infrastruktuurisuunnittelun ammattilaisilla on tänä päivänä merkittävästi parempi asema kuin aiemmin. Investointipankeissa henkilöstön löytäminen front office tehtäviin on helpompaa kuin löytää sopiva henkilö esimerkiksi IT-osastolle.

Backoffice on siis tärkeä linkki tuloa tuottavien osastojen ja asiakkaiden välillä. Backoffice ei välttämättä ole tekemisissä asiakkaan kanssa, mutta he hoitavat kaikki asiakkaiden vaatimukset ja tätä kautta backofficella on iso rooli tulosten onnistumisessa.

Ennen vanhaan toimistotilojen rakenteet olivat käytännössä samanlaisia. Etuosassa työskentelivät myynti ja markkinointi henkilökunta. Nämä henkilöt keskustelivat asiakkaiden kanssa. Toimiston takaosassa olivat kulissien takana työskentelevät työntekijät kuten kirjanpitäjät, hallintohenkilöstö, tuotannon tekijät ja muut henkilöt, jotka kirjaimellisesti työskentelivät takana. Juuri tästä hierarkiasta muodostuvat termit ”front office” ja ”back office”.